การจัดองค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

องค์การ คือกลุ่มบุคคลแต่เป็นกลุ่มที่ค่อนข้างใหญ่และมีลักษณะเฉพาะที่มีจุดมุ่งหมายในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งโดยกลุ่มบุคคลนี้จะมีสิ่งยึดเหนี่ยวร่วมกันและร่วมแรงรวมใจกันทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ องค์การจึงมีลักษณะดังนี้

        1.  องค์การเป็นรูปแบบของการรวมบุคคล

        2.  มีความสัมพันธ์ที่จะทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งร่วมกัน

        3.  มีการแบ่งงาน จัดสรรหน้าที่ให้สมาชิกในองค์การ

        4.  มีโครงสร้างขององค์การในลักษณะของการบังคับบัญชา

        5.  มีการยอมรับในสังคม ตามระเบียบแบนแผน ประเพณี หรือกฎหมาย

    ทฤษฎีองค์การอาจแบ่งได้ 3 ทฤษฎี คือ

ทฤษฎีดั้งเดิม (Classical Organization Theory)

แนวความคิดทฤษฎีดั้งเดิมวิวัฒนาการจากการปกครองแบบทหาร จนถึงปลายศตวรรษที่ 19 ได้นักบริหารสร้างรูปแบบการบริหารในระบบราชการขึ้น คือ แมค วีเบอร์ และสร้างรูปแบบการบริหารโดยใช้การจัดการทางวิทยาศาสตร์ คือ เฟรดเดอริค เทย์เลอร์ ทฤษฎีนี้มีหลักการว่า “ คนเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์การไปสู่จุดมุ่งหมายปลายทางได้” ซึ่งจะได้กล่าวรายละเอียดต่อไปนี้

                1. การจัดองค์การแบบราชการ ( Bureaucracy ) ของ แมค วีเบอร์ ( Max Weber ) ได้เน้นให้เห็นถึงการจัดโครงการที่เป็นระเบียบ สาระสำคัญที่ แมค วีเบอร์ ได้เน้นคือ องค์การแบบราชการในอุดมคตินั้น จะต้องประกอบด้วย

               

 (1) จะต้องมีการแบ่งงานกันทำ โดยให้แต่ละคนปฏิบัติงานในสาขาที่ตนมีความชำนาญ

  (2) การยึดถืองานให้ยึดถือกฎเกณฑ์ระเบียบวินัยโดยเคร่งครัด เพื่อที่จะให้ได้มาตรฐานของงานเท่าเทียมกัน การยึดถือกฎเกณฑ์นี้จะช่วยขจัดพฤติกรรมที่บุคลแตกต่างกันสามารถมาประสานกันได้

   (3) สายการบังคับบัญชาต้องชัดเจน โดยผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบลดหลั่นกันลงไป

   (4) บุคคลในองค์การต้องไม่คำนึกถึงความสัมพันธ์ส่วนบุคคล โดยพยายามทำงานให้ดีที่สุดเพื่อเป้าหมายขององค์การ

    (5) การคัดเลือกบุคคล การว่าจ้าง ให้ขึ้นอยู่กับความสามารถ และการเลื่อนตำแหน่งให้คำนึงถึงการประสบความสำเร็จในการงานและอาวุโสด้วย จุดอ่อนขององค์การแบบราชการก็คือ การเน้นที่องค์การโดยละเลยการพิจารณาถึงปัญหาของคน และเชื่อว่าการที่มีโครงสร้างที่รัดกุมแน่นอนจะช่วยให้บุคคลปรับพฤติกรรมให้เป็นไปตามความต้องการขององค์การได้

   2. การจัดองค์การแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) 

ของเฟรดเดอริคเทย์เลอร์ (FcedericTaylor)เป็นการจัดองค์การแบบนำเอาวิธีการศึกษาวิทยาศาสตร์มาวิเคราะห์และแก้ปัญหาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์การให้ดีขึ้นการศึกษาทางวิทยาศาสตร์ได้เริ่มจากการหาความสัมพันธ์ระหว่างงานและคนงานโดยการใช้การทดลอง เป็นเกณฑ์เพื่อหามาตรการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยที่คนงานจะถูกพิจารณาว่าต้องการทำงานเพื่อเศรษฐกิจด้านเดียว โดยละเลยการศึกษาถึงแรงจูงใจ อารมณ์ และความต้องการในสังคมของกลุ่มคนงาน เพราะเชื่อว่าเงินตัวเดียวจะล่อใจให้คนทำงานได้ดีที่สุด

 ทฤษฎีสมัยใหม่ ( Neo-Classical Organization Theory )

                ทฤษฎีสมัยใหม่เป็นทฤษฎีที่พัฒนามาจากดั้งเดิม ทฤษฎีนี้มีหลักการว่า “ คนเป็นปัจจัยสำคัญและมีอิทธิพลต่อการเพิ่มผลผลิตขององค์การ”โดยเน้นให้เห็นถึงความสำคัญของคนที่ทำหน้าที่ร่วมกันในองค์การถือว่าองค์การประกอบไปด้วยบุคคลซึ่งทำงานโดยมีเป้าหมายร่วมกันและกลุ่มคนงานจะเป็นผู้มีส่วนร่วมในการกำหนดผลผลิตด้วย ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นปัจจัยที่สำคัญและมีอิทธิพลต่อการกำหนดการผลิต กล่าวโดยสรุปว่าทฤษฎีนี้ได้เน้นเรื่องมนุษยสัมพันธ์โดยได้มีการศึกษาและค้นพบว่าบุคคลแต่ละคนย่อมมีความแตกต่างกัน ขวัญในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ การเข้ามีส่วนร่วมในกิจกรรมและการตัดสินใจระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายคนงานย่อมจะสร้างความพึ่งพอใจให้กับทุกฝ่ายโดยได้สร้างผลผลิตอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยได้ทฤษฎีที่มีส่วนสำคัญมากต่อกระบวนการมนุษยสัมพันธ์ได้แก่ ทฤษฎีของ เอลตัน เมโย ( Elton Mayo)  ซึ่งได้ทำการทดลองวิจัยและค้นพบว่าขวัญของคนงานมีความสำคัญต่อการเพิ่มผลผลิตกลุ่มคนงานจะพยายามสร้างปทัสถานของกลุ่มตน และคนงานจะทำงานเป็นทีมโดยมีการกำหนดมาตรฐานของกลุ่มขึ้นเอง

 ทฤษฎีสมัยปัจจุบัน ( Modern Organization Theory )

                  ทฤษฎีนี้กล่าวว่าเป็นการศึกษารูปแบบขององค์การในปัจจุบันโดยเน้นที่การวิเคราะห์องค์การในเชิงระบบ (Systems Analysis of Organization) กล่าวคือ นักทฤษฎีได้พิจารณาองค์การในลักษณะที่เป็นส่วนรวมทั้งหมด ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ ที่อยู่ภายในองค์การ การศึกษาว่าองค์การเป็นระบบหนึ่งๆ นั้นได้คำนึงถึงองค์ประกอบภายในองค์การทุกส่วน ได้แก่ ตัวป้อน กระบวนการ ผลผลิต ผลกระทบ และสิ่งแวดล้อม ( Input, Process, Output, Feedback, and Environment ) การศึกษาองค์การในรูประบบนั้นได้พยายามที่จะมององค์การในลักษณะการเคลื่อนไหว(Dynamic) และปรับเข้ากับรูปแบบองค์การได้ในทุกสภาวะแวดล้อม ทั้งนี้เพราะนักทฤษฎีปัจจุบันได้มององค์การในลักษณะกระบวนการทางด้านโครงสร้างที่บุคคลต่างๆ จะต้องเกี่ยวพันซึ่งกันและกันเพื่อบรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ จึงมีการศึกษาพฤติกรรมองค์การในลักษณะใหม่ๆ เช่น พฤติกรรมศาสตร์ วิทยาศาสตร์ การบริการแบบมีส่วนร่วม การพัฒนาองค์การ คิว.ซี. และการบริหารแบบอนาคตนิยม เป็นต้น

หลักในการจัดองค์การที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบและแนวปฏิบัติดังต่อไปนี้    

หลักวัตถุประสงค์ (Objective) หลักวัตถุประสงค์ กล่าวว่า องค์การต้องมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่าง  ชัดเจน นอกจากนั้นการดำรงตำแหน่งยังต้องมีวัตถุประสงค์ย่อยกำหนดไว้เพื่อว่าบุคคลจะได้พยายามบรรลุ   วัตถุประสงค์ย่อยซึ่งช่วยให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์รวม   

หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง (Specialization)  

หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง กล่าวว่า การจัดแบ่งงานควรจะแบ่งตามความถนัดพนักงานควรจะมอบรับมอบหน้าที่เฉพาะเพียงอย่างเดียวและงานหน้าที่ที่คล้ายกันหรือสัมพันธ์กันควรจะต้องอยู่ภายใต้การ บังคับบัญชาของคนคนเดียว

หลักการประสานงาน (Coordination)

หลักการประสานงาน กล่าวว่า การประสานงานกัน คือ การหาทางทำให้ทุกๆ ฝ่ายร่วมมือกันและทำงานสอดคล้องกัน โดยใช้หลักสามัคคีธรรม เพื่อประโยชน์ขององค์การ

หลักของอำนาจหน้าที่ (Authority)

 หลักของอำนาจหน้าที่ กล่าวว่า ทุกองค์การต้องมีอำนาจสูงสุด จากบุคคลผู้มีอำนาจสูงสุดนี้จะมีการแยกอำนาจออกเป็นสายไปยังบุคคลทุกๆ คนในองค์การ หลักนี้ เรียกว่า หลักความลดหลั่นของอำนาจ

(Scalar Principle) หรือเรียกว่า สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) การกำหนดสายการบังคับบัญชานี้ก็เป็นวิธีประสานงานอย่างหนึ่ง

 หลักความรับผิดชอบ (Responsibility)   

หลักความรับผิดชอบ กล่าวว่า อำนาจหน้าที่ควรจะเท่ากับความรับผิดชอบ คือ บุคคลใดเมื่อได้รับมอบหมาย   ความรับผิดชอบก็ควรจะได้รับมอบหมายอำนาจให้เพียงพอ เพื่อทำงานให้สำเร็จด้วยดี  

หลักความสมดุล (Balance)  

หลักความสมดุลจะต้องมอบหมายให้หน่วยงานย่อยทำงานให้สมดุลกัน กล่าวคือ ปริมาณงานควรจะมี  ปริมาณที่ใกล้เคียงกัน รวมทั้งความสมดุลระหว่างงานกับอำนาจหน้าที่ที่มอบหมายด้วย

 หลักความต่อเนื่อง (Continuity)

 หลักความต่อเนื่อง ในการจัดองค์การเพื่อการบริหารงานควรจะเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องไม่ใช่ขาดคว ามจริงจังหรือไม่ให้ความสำคัญกับการดำเนินงาน หากเป็นบริษัทหรือห้างร้านจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ

หลักการโต้ตอบและการติดต่อ (Correspondence)

หลักการโต้ตอบและการติดต่อ ตำแหน่งทุกตำแหน่งจะต้องมีการโต้ตอบระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกัน องค์การจะต้องอำนวยความสะดวก จัดให้มีเครื่องมือและการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบ

 หลักขอบเขตของการควบคุม (Span of control)  

หลักขอบเขตของการควบคุมเป็นการกำหนดขีดความสามารถในการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชาคน หนึ่งๆ ว่าควรจะควบคุมดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาหรือจำนวนหน่วยงานย่อยไม่มากเกินไปโดยหัวหน้าปกติ 1  คนมีขอบเขตในการรับผิดชอบไม่เกิน 6 หน่วยงาน

หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of  Command)

หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา ในการจัดองค์การที่ดี ผู้รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานควรมี เพียงคนเดียวเท่านั้น เพื่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชาจึงถือหลักการว่า “One Man  One Boss”

  หลักตามลำดับขั้น (Ordering)

หลักตามลำดับขั้น ในการที่นักบริหารหรือหัวหน้าจะออกคำสั่งแก่ผู้ใช้ใต้บังคับบัญชา ควรปฏิบัติการ  ตามลำดับขั้นของสายการบังคับบัญชาไม่ควรออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่มีความรับผิดชอบโดยตรง  

หลักการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง (Promotion)  

 หลักการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ผู้บังคับบัญชาโดยตรงย่อมทราบพฤติกรรมในการทำงานของ  ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดีกว่าผู้อื่นดังนั้นการพิจารณาให้คุณและโทษแก่ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้ใดก็ควรให้ผู้  นั้นทราบและมีสิทธิมีเสียงในการพิจารณาด้วยเพี่อความเป็นธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา และเพื่อเป็น  การเสริมสร้างขวัญในการทำงานของบุคคลในองค์การด้วย  

กระบวนการจัดองค์การ (Process of  Organizing)

 กระบวนการจัดองค์การประกอบด้วยกระบวนการ 3 ขั้น ดังนี้

1.พิจารณาการแยกประเภทงาน จัดกลุ่มงาน และออกแบบงานสำหรับผู้ทำงานแต่ละคน (Identification of  Work & Grouping Work) ก่อนอื่นผู้บริหารจะต้องพิจารณาตรวจสอบแยกประเภทดูว่า กิจการของตนนั้นมี งานอะไรบ้างที่จะต้องจัดทำเพื่อให้กิจการได้รับผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขั้นต่อมาก็คือการจัดกลุ่มงานหรือ จำแนกประเภทงานออกเป็นประเภท โดยมีหลักที่ว่างานที่เหมือนกันควรร่วมอยู่ด้วยกัน เพื่อให้เป็นไปตามหลักการของการแบ่งงานกันทำ โดยการจัดจำแนกงานตามหน้าที่แต่ละชนิดออกเป็นกลุ่มๆ ตามความถนัด และตามความสามารถของผู้ที่จะปฏิบัติ

2 ทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description & Delegation of Authority & Responsibility)ทำคำบรรยายลักษณะงานระบุขอบเขตของงานและมอบหมายงาน พร้อมทั้งกำหนดความรับผิดชอบ และให้อำนาจหน้าที่ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ ระบุให้เห็นถึงขอบเขตของงานที่แบ่งให้สำหรับแต่ละคนตามที่ได้วางแผน (Pan) ไว้ในขั้นแรกเพื่อให้ทราบว่า  งานแต่ละชิ้นที่ได้แบ่งไว้นั้นจะเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร ชนิดไหน มีขอบเขตและ ปริมาณมากน้อยแค่ไหน โดยการระบุชื่อเป็นตำแหน่งพร้อมกับให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานชิ้นนั้นเอาไว้  ขั้นต่อมา ผู้บริหารก็จะดำเนินการพิจารณามอบหมาย (Delegation) ให้แก่ผู้ทำงานในระดับรองลงไป (สำหรับงานที่มอบหมายได้   การมอบหมายงานประกอบด้วยการกำหนดความรับผิดชอบ (Responsibility) ที่ชัดแจ้งเกี่ยวกับงานที่มอบหมายให้ทำพร้อมกันนั้นก็มอบหมายอำนาจหน้าที่  (Authority) ให้เพื่อใช้สำหรับการทำงานตามความรับผิดชอบ  (Responsibility) ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้นไปได้

3 จัดวางความสัมพันธ์  (Establishment of  Relationship)

การจัดวางความสัมพันธ์จะทำให้ทราบว่า  ใครต้องรายงานต่อใคร เพื่อให้งานส่วนต่างๆ ดำเนินไปโดยปราศจากข้อขัดแย้งมีการทำงานร่วมกันอย่างเป็นระเบียบเพื่อให้ทุกฝ่ายร่วมมือกันทำงานมุ่งไปสู่จุดหมายอันเดียวกัน